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UNSERE THEMEN IM APRIL:
- Die Auswirkungen der DSGVO kurz zusammengefasst - Umsetzung der DSGVO in der Software von SCHWEIGHOFER - SPEZIALSEMINAR: DSGVO vom Gesetzestext zur konkreten Umsetzung - Ihre Anregung ist uns wichtig! - Sie haben sich für Schweighofer-Software entschieden? – Zur direkten Bestellung im eShop!
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Programmnews
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Auswirkungen der DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG auf unsere KUNDEN
Mit 25. Mai 2018 tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Es sind also nicht einmal mehr 2 Monate Zeit darauf zu reagieren!
Kurz zusammengefasst Neben der Modernisierung der Gesetzeslage steht auch eine Stärkung und Präzisierung der Betroffenenrechte sowie die Harmonisierung von EU-Recht im Vordergrund. Jedes Unternehmen, das Daten von EU-Verbrauchern speichert oder verarbeitet, hat ab diesem Zeitpunkt die sehr umfangreiche Verordnung mit seinen Bestimmungen genau einzuhalten. Es handelt sich um alle personenbezogenen Daten, welche im Unternehmen gespeichert und verarbeitet werden.
Recht auf Auskunft Jeder betroffenen Person ist Auskunft über seine personenbezogenen Daten zu gewähren. Der Betroffene muss eine Bestätigung erhalten, ob ihn betreffende Daten verarbeitet werden, einschließlich einer Negativauskunft. Grundsätzlich ist die Auskunft schriftlich innerhalb eines Monats zu erteilen, und zwar in einer kompakten und leicht verständlichen Form.
Recht auf „Vergessenwerden“ Sind die personenbezogenen Daten für den erhobenen Zweck nicht mehr notwendig, wurden die Daten unrechtmäßig verarbeitet oder hat die betroffene Person ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen (und es liegt keine andere Rechtsgrundlage vor), sind diese Daten ohne Verzögerung, spätestens aber innerhalb eines Monats zu löschen. Dieses Löschen oder Anonymisieren der Daten ist gleichgestellt, da kein Zusammenhang mehr mit Personen hergestellt werden kann.
Da in der Verordnung auch das Strafausmaß bei Nichteinhaltung geregelt ist -die Verletzung der Betroffenenrechte ist mit bis zu 20 Millionen EURO oder 4 Prozent des letztjährigen (weltweiten) Jahresumsatzes festgelegt- lautet hier unser dringender Rat an alle Kunden, sich ausführlich mit der DSGVO auseinanderzusetzen, um in keine Sanktionierung zu geraten. Die Wirtschaftskammer hat zum „Thema der Stunde“ eine sehr gute Informationsseite inklusive Checklisten zur Verfügung gestellt, diese finden Sie unter: https://www.wko.at/datenschutz/
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Umsetzung der DSGVO in der Software von SCHWEIGHOFER
Sollten Sie personenbezogene Daten mit Softwareprodukten von SCHWEIGHOFER verarbeiten, so können Sie mit unseren Produkten die Einhaltung der DSGVO auf einfache Art und Weise sicherstellen! Insbesondere was die Anwendung unserer Software im Bereich der Lohnverrechnung, der Hausverwaltung, der Fakturierung und Lagerverwaltung betrifft, bieten wir mit den in Kürze erscheinenden Updates spezifische Lösungen für die Einhaltung der DSGVO an, d.h. personenbezogene Daten können erfasst und auch wieder gelöscht bzw. anonymisiert werden. Dies könnte zum Beispiel ein Kundendatensatz sein, der Name und Adresse einer Person enthält. Dieser Datensatz kann auch nachträglich geändert und anonymisiert werden, sofern dies laut DSGVO notwendig ist.
Für einige unserer Softwareprodukte, wie zum Beispiel den Programmen HAUS-MANAGER, Win1A-UNTERNEHMER oder VERTRAGSVERWALTUNG können solche Anonymisierungen im Stapel durchgeführt werden.
Beispielbild1: Datenschutzfelder, die für die Anonymisierung festgelegt werden können
Der Datenschutzbericht Mithilfe des sogenannten Datenschutzberichts können Sie in den zuvor genannten Produkten rasch und einfach auswerten, welche personenbezogenen Daten über eine bestimmte Person in Vorschreibungen, Belegen, Konten, Adressen, etc. gespeichert wurden. Wurde die Datenbank um zusätzliche, kundenindividuelle Eingabefelder erweitert, können auch diese optional im Datenschutzbericht berücksichtigt und ausgewertet werden. So können Sie schnell und ohne großen Mehraufwand einem Auskunftsanspruch nachkommen. Des Weiteren steht Ihnen im Datenschutzbericht auch eine Maßnahme zur einfachen und kollektiven Anonymisierung von personenbezogenen Daten zur Verfügung. Somit bleiben zwar beispielsweise alle ausgestellten Belege für Umsatzauswertungen erhalten, sind aber mit „XXX“ anonymisiert. Beispielbild2: Der Datenschutzbericht
In unseren Lohnverrechnungen wird beim Jahreswechsel zukünftig automatisch ein Hinweis kommen -sollten Mitarbeiter bereits länger als 7 Jahre ausgetreten sein- ob diese gelöscht werden sollen. Verdienstnachweise, die versendet werden, können gezippt und mit einem Passwort versehen werden.
Für alle Anwendungen gilt generell: Für die Übermittlung einer Supportanfrage per E-Mail werden personenbezogene Daten -sofern solche in der Software vorhanden sind- mit Erscheinen der Updates automatisch anonymisiert, bevor sie gesendet werden können.
Wichtige Hinweise zum Schluss: Es liegt in der Verantwortung jedes einzelnen Betriebes, personenbezogene Daten zum richtigen Zeitpunkt zu löschen bzw. zu anonymisieren, unsere Software bietet Ihnen -wie oben dargestellt- die Möglichkeit dazu, um so die DSGVO einhalten zu können.
Wir bitten um Verständnis, dass wir Ihnen weder eine verbindliche Rechtsberatung zum Umgang mit Ihren Daten geben können noch dürfen. Der Zweck dieses Beitrags ist es, Sie über die anstehenden Änderungen zu informieren und Ihnen einen Anhaltspunkt für weitere Maßnahmen zu geben.
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Um
Sie bestmöglich darüber zu informieren, bieten wir allen unseren Kunden eine
einmalige Gelegenheit. Gemeinsam mit dem DSGVO-Experten und Rechtsanwalt
Mag. Mario Schmieder erläutern wir Ihnen in unserem Seminar die
wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen in Verbindung mit der
programmtechnischen Umsetzung in den Programmen Win1A-UNTERNEHMER
und HAUS-MANAGER. Für weitere Informationen und detaillierte Schulungsinhalte klicken Sie hier!
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Ihre Anregungen sind uns wichtig!
Seit mehr als 25 Jahren ist es unser Ziel, die Benutzerfreundlichkeit unserer Programme stetig zu steigern. Dazu tragen auch Kundenanregungen maßgeblich bei. Sollten auch Sie eine Anregung oder einen Verbesserungsvorschlag zu einem bestimmten Programm haben, zögern Sie nicht, uns diesen mitzuteilen! Unser Entwicklungsteam wird sich bemühen, Ihre Anregung so gut wie möglich umzusetzen.
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